Priorizar o trabalho do projeto para sua equipe pode ser um exercício de frustração e arrancar os cabelos. Você precisa levar em conta o trabalho iniciado dentro da própria equipe, e você deve ponderar isso em relação a solicitações vindas de outras equipes que dependem de você.
Como uma empresa organizada em redes de equipes multifuncionais, muitas das quais têm clientes internos e externos, passamos nossa parte do tempo colidindo com a proverbial parede branca. Hoje, usamos uma técnica de matriz de priorização desenvolvida por alguns de nossos líderes em P&D. Mas ao longo do caminho, aprendemos cinco grandes lições sobre priorização de projetos que valem a pena compartilhar.

E sim: por “lições” eu realmente quero dizer “erros”. Continue lendo e tente não repeti-los com sua equipe.

Dica: Encontre instruções completas para cross-team project prioritization matrix no Atlassian Team Playbook - o guia gratuito da Atlassian para trabalhar melhor em grupo.

Lição 1: em dados que confiamos

A priorização entre equipes tem sido uma luta, mesmo dentro de equipes que constrói um único produto. Parte do problema é que, historicamente, as prioridades baseavam-se em grande parte na intuição. Isso não só levou a algumas discussões bastante… calorosas e apaixonadas, quando as prioridades foram finalmente acordadas, foram baseadas em muitas suposições.

Descobrimos que é melhor fazer um trabalho de coleta de dados antes de nos reunirmos para definir as prioridades e criar um portfólio de projetos para o trimestre (ou ano). Qual é o escopo dos problemas que precisamos resolver? Como esses problemas afetaram negativamente os clientes e os negócios até o momento? Qual é o valor em resolvê-los?

A priorização do projeto será sempre baseada em opinião, de certa forma. Mas as opiniões embasadas levam a melhores decisões.

Lição 2: priorizar o trabalho com base em critérios consistentes

Similar à priorização baseada na intuição, muitas vezes somos vítimas do pensamento de grupo. Era comum que os líderes de equipe se reunissem em uma sala e fizessem um brainstorming de ideias de projetos que realizassem seus objetivos de alto nível. Então, cada pessoa na sala fazia cinco “votos”. As idéias mais populares seriam priorizadas e o restante seria deixado para trás.

Para manter as ideias sexy, mas, em última instância, ineficazes, de forma a monopolizar os holofotes, use um conjunto consistente de critérios para avaliar o valor de todas as ideias e tarefas que você está considerando. Comece descrevendo todos os fatores que você poderia otimizar (por exemplo, tempo, orçamento, potencial de receita, etc.) e decidindo quais são os itens essenciais absolutos. Em seguida, use-os como base para avaliar e priorizar o trabalho do projeto. A técnica do “trade-off sliders” é usada aqui.

Lição 3: Concorde com os objetivos que você possa cumpri-los

Você entra em uma reunião de priorização. Todo mundo começa a falar sobre as coisas que eles acham que são importantes, mas você não está dirigindo na mesma direção. Você acaba concordando em fazer muito mais do que você tem a capacidade para. Você sai com um backlog de classificação em pilha, mas não consegue articular por que um item adiciona mais valor do que outro.

Soa familiar? Sim.

A solução é simples: concorde com as metas prioritárias e cumpra-as. (Não é fácil, necessariamente ... mas simples.) Se um projeto não se alinhar com pelo menos um objetivo, ele fica na coluna "não vai". Como um bônus, entender o Norte da equipe facilita para os membros da equipe tomar decisões diárias de forma autônoma.

Dica: o Google foi pioneiro em uma estrutura para definir metas em nível de equipe e departamento chamadas Objectives and Key Results (OKRs). Baixe este modelo gratuito e encontre instruções detalhadas para OKRs aqui.

Lição 4: Brainstorm individualmente, priorize colaborativamente

Não muito tempo atrás, não era incomum que uma reunião trimestral de priorização durasse 3 horas. Ai! Com o objetivo de nível superior do grupo em mente, eles pensavam em formas de alcançá-lo e priorizavam essas ideias. Era confuso, ineficiente e baseado mais em opinião do que em pesquisa ou dados.

Agora fazemos essa parte de forma assíncrona. Os participantes desenvolvem idéias individualmente como pré-trabalho e os enviam para feedback. As ideias que não aumentam a meta do grupo são retiradas antes mesmo de a reunião de priorização começar. Como resultado, essas reuniões são em média de 30 minutos. Fantástico.

Lição 5: Priorizar o trabalho do projeto com um período de tempo específico em mente

Dizer não é difícil quando existem tantas boas ideias por aí. Então, nós costumávamos sair das sessões de priorização com muitos itens no backlog - alguns dos quais eram de alto impacto, mas não tão urgentes. Foi confuso para nossas equipes e, finalmente, desmoralizante.

Aprendemos a priorizar projetos com um determinado período de tempo em mente. É muito mais fácil permanecer fiel aos seus objetivos (e capacidade!) Ao dizer que não significa "não neste trimestre" em vez de "nunca". Descobrimos que a alocação de cerca de 50% de sua capacidade para itens indispensáveis e 25% para itens agradáveis funciona bem. Isso deixa você com a capacidade de absorver os problemas que inevitavelmente serão jogados no meio do caminho.

Uma nova maneira de priorizar projetos

Então, onde é que finalmente desembarcamos, graças a essas lições difíceis de aprender? Em um bom lugar, na verdade. Graças à nossa equipe de gerentes de programa e líderes de engenharia, reunimos uma técnica que pode ser usada no nível de equipe ou departamento.

Todos os líderes de equipe envolvidos concordam em seu maior e mais importante objetivo coletivo, e depois anotam todas as idéias de seus projetos em cartões indexados. Os cartões são então colocados em uma matriz de acordo com a urgência do projeto e com o tamanho esperado de seu impacto. Em seguida, pedidos de outras equipes são colocados na matriz da mesma maneira. Por fim, avaliamos aproximadamente o esforço envolvido em cada uma delas e definimos zonas na matriz que representam itens essenciais (must-haves), agradáveis(nice-to-haves) e não-ideais agora(won’t-do-right-now). (Instruções completas aqui.)

Essa técnica ainda está em seus primórdios em torno da Atlassian, então provavelmente ela vai passar por alguns ajustes, já que mais equipes a estão adotando. Mas não deixe que isso impeça você e sua equipe de tentar agora. E deixe-nos saber como vai! Marque a história de priorização de projetos da sua equipe para @Atlassian  com a hashtag #TeamPlaybook.

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Há mais no planejamento de alto nível e longo prazo do que na priorização. Confira nosso plano de jogo para planejamento de operações, incluindo nossas quatro principais técnicas para definir metas, comunicar seus planos e muito mais.

Fonte: Ester artigo é uma tradução livre de https://www.atlassian.com/blog/teamwork/project-prioritization-mistakes-and-cures


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