Para entender isso, vamos falar o que é um arquivo.

ARQUIVOS

Um arquivo, dentro do conceito de tecnologia da informação, é um arquivo qualuer, produzido por um software qualquer. Existem inúmeros tipos de arquivo. Por exemplo, arquivos da linha Office, como .DOCX, .PPTX, etc. Também existem arquivos de código-fonte, como .GROOVY, .JAVA, etc. E existem arquivos de tipo imagem, como .JPG, .PNG, etc. Enfim, existem literalmente milhares e milhares de arquivos diferentes no mundo.

Muitos destes aquivos possuem informações relevantes. Por exemplo, arquivos da linha Office podem representar Contratos, Extratos, Projetos, Diagramas, Processos, Precificações, etc.

Ou seja, a depender do arquivo, ele pode conter dados realmente muito importantes e dos mais variados conteúdos. E não existe uma regra para o que um arquivo pode conter.

Por exemplo, mesmo um arquivo texto simples (.TXT) pode ele conter um Contrato de Trabalho ou um arquivo de imagem (.PNG) conter uma evidência de um crime ou outra coisa.

Logo, os tipos de arquivo não importam muito. O que realmente importa é o que aquele arquivo contém.

Partindo desse princípio, podemos agora falar de Documentos.

DOCUMENTOS

Documentos são, em essência arquivos.

Entretanto, eles possuem um conteúdo, um valor representativo para um negócio, uma empresa, uma pessoa.

Isso acontecess porque documentos possuem coisas que representam valor para as pessoas, com: assinaturas, números de controle, datas, validade, testemunhas, preços, dados comportamentais, históricos, resumos e uma infinidade de coisas.

São estas as características que tornam um arquivo qualquer em um documento, propriamente dito.

E, por conterem esse tipo de informação mais valorada é que documentos precisam uma atenção, um controle maior do que simplesmente serem tratados como arquivos espalhados pelos infindáveis locais que eles podem estar (caixas de emails, anexos em páginas, anexos em tickets, dentro de chats, dentro de drives virtuais, etc.)

Eles precisam de um sistema de gestão de documentos.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

É por este motivo que dentro da nossa empreas um sistema de gestão de documentos foi criado. No caso, criado utilizando o nosso sistema principal que é o Jira.

Com este sistema de gestão de documentos é possível responder prontamente perguntas como:

- Quantos NDAs a empresa possui? E desses, quais estão 100% assinados? E quantos vencem amanhã? Quantos já foram revogados?

- Quantos contratos de prestação de serviços estão ativos? Que dia vencem? Quem os assinou?

- Quantos atestados técnicos do tipo "xxx" para a linha de negócio "yyyp" eu tenho? E quantos são válidos? E quem os emitiu?

- E etc.

Quando não se tem um sistema de gestão de documentos essas respostas não são diretas nem simples, exigindo um trabalho de pesquisa, "abre-e-fecha", "olha e reolha" até que as respostas apareçam. E muitas vezes nunca aparecem. E envelhecem rápido.

Não obstante, a ausência de um sistema de gestão de documentos fragiliza o gerenciamento de prazos, de alertas, de notificações, de segurança, de sensibilidade de informações, do teor dos arquivos existentes. Enfim, muitas coisas ruins acontecem quando não existe um sistema de gestão de arquivos.

É por este motivo que nossa empresa possui um sistema de gestão de documentos e por este motivo é que, a depender do teor de um arquivo, ele precisa ser elevado ao status de "documento" e ser formalmente catalogado no sistema para que a sua gestão adequada aconteça.

QUANDO É UM DOCUMENTO ?

Então vem a pergunta: E quando saber se tratar de um documento, que precisa ser cadastrado e conrolado, e quando é apenas um arquivo simples, que pode ser "mais um" dentro da multidão ?

A resposta não é simples e vai depender da sua sensibilidade como usuário. Mas, abaixo algumas premissas que podem ajudar você nesta resposta do que são documentos:

- CONTRATOS, ACORDOS, TERMOS, ATESTADOS

- NORMAS, REGRAMENTOS

- PLANILHAS DE CONTROLE, DE GERÊNCIA, DE GESTÃO, TABELAS DE PREÇO

- IMAGENS PARA USO CORPORATIVO

- APRESENTAÇÕES COMERCIAIS, FOLDERS, 

- COMPROVANTES FISCAIS, DE ENDEREÇO, FINANCEIROS

Estes são apenas alguns tipos de documentos.

Em qualquer um dos casos acima, trata-se de um Documento e, portanto, precisa estar formalmente cadastrado no sistema de gestão de documentos da empresa.