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Categoria do Tipo de Documento Created Feb 10, 2024 (14:40) by Marcelo | Founder , last modified Feb 10, 2024 (14:40) by Marcelo | Founder | In glossary Glossary | In space Home
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Definition
A Categoria do Tipo de Documento é o maior agrupador possível para documentos (vide Documento) no sistema.
A relação da Categoria do Tipo de Documento no sistema é a seguinte:
Categoria do Tipo de Documento agrupa
Tipos de Documento que agrupa
Documentos
Ou seja, uma categoria é um grande agrupador de tipos de documento que possuem características comuns.
Vejamos alguns exemplos de categorias de tipos de documento:
- Contratos: Agrupam todos os tipos de contratos que o sistema pode conter, como contratos de prestação de serviço, contratos de licenciamento, contratos de empréstimos, contratos sociais, etc.
- Documentos Fiscais: Agrupam todos os tipos de documentos fiscais do sistema, como Extratos Bancários, Memorandos Financeiros, Demonstrativos de Resultado, Fluxos de Caixa, etc.
- Documentos de Identificação: Agrupam tipos de documento que permitem identificar uma pessoa, como Carteira de Identidade, Carteira Nacional de Habilitação, Carteira de Registro da Ordem dos Advogados do Brasil, Passaporte, etc.
- Muitos outros.
A criação ou edição de categorias de tipos de documentos é restrita à Squad Cadastro na empresa e precisando ajustes ou novas categorias, solicite chamado na Central de Serviços para este time.
Synonym(s)
Abbreviation(s)
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Classe do Documento Created Feb 11, 2024 (14:03) by Marcelo | Founder , last modified Apr 18, 2024 (12:49) by Marcelo | Founder | In glossary Glossary | In space Home
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Definition
O campo "Classe do Documento" é um atributo utilizado para caracterizar a natureza e a estrutura de diferentes tipos de documentos dentro do sistema de gerenciamento documental.
Este campo oferece distinções específicas para categorizar documentos, proporcionando uma classificação que facilita a identificação e organização.
As opções disponíveis para este campo incluem:
- DOCUMENTO: Refere-se a registros individuais e autônomos, como documentos de texto, planilhas, apresentações ou PDFs, que contêm informações específicas e podem ser manipulados de forma independente.
- FORMULÁRIO: Representa documentos estruturados com campos designados para a inserção de dados específicos. Utilizado para coleta padronizada de informações, os formulários possuem uma estrutura predefinida com espaços destinados a respostas. Ex.: Formulário do Google Forms.
- MODELO: Refere-se a documentos padrão que servem como estruturas base para a criação de outros documentos. Esses modelos fornecem uma estrutura inicial com seções predefinidas, estilos e elementos que podem ser personalizados conforme necessário. Ex.: Papel timbrado.
- PACOTE: Abrange arquivos compactados, como arquivos ZIP, que contêm múltiplos documentos ou recursos relacionados dentro do mesmo arquivo. Os pacotes são úteis para agrupar e distribuir conjuntos de informações relacionadas, facilitando o compartilhamento e organização eficiente de dados. Essa classe é particularmente útil para distribuir coleções de documentos inter-relacionados ou compactar grandes conjuntos de informações. Pacotes também podem ser utilizados para caracterizar diretórios, ou pastas de arquivos, como diretórios de rede ou pastas no Google Drive, Zoho Drive, Canvas Drive, etc. Ex.: Zip com Anexos de um Edital de Compras de Governo.
Todos os documento do sistema precisam ter uma e apenas uma classe.
Synonym(s)
Abbreviation(s)
Label(s)
Documento (Tipo de Cadastro) Created Mar 7, 2024 (15:19) by Marcelo | Founder , last modified Mar 7, 2024 (21:27) by Marcelo | Founder | In glossary Glossary | In space Home
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Definition
Um Documento dentro do sistema de cadastros (projeto CAD) da empresa é um arquivo com características especiais que o elegem a um nível de controle maior do que apenas ser armazenado indiscriminadamente em um sistema de arquivos.
Para entender isso, vamos falar o que é um arquivo.
ARQUIVOS
Um arquivo, dentro do conceito de tecnologia da informação, é um arquivo qualuer, produzido por um software qualquer. Existem inúmeros tipos de arquivo. Por exemplo, arquivos da linha Office, como .DOCX, .PPTX, etc. Também existem arquivos de código-fonte, como .GROOVY, .JAVA, etc. E existem arquivos de tipo imagem, como .JPG, .PNG, etc. Enfim, existem literalmente milhares e milhares de arquivos diferentes no mundo.
Muitos destes aquivos possuem informações relevantes. Por exemplo, arquivos da linha Office podem representar Contratos, Extratos, Projetos, Diagramas, Processos, Precificações, etc.
Ou seja, a depender do arquivo, ele pode conter dados realmente muito importantes e dos mais variados conteúdos. E não existe uma regra para o que um arquivo pode conter.
Por exemplo, mesmo um arquivo texto simples (.TXT) pode ele conter um Contrato de Trabalho ou um arquivo de imagem (.PNG) conter uma evidência de um crime ou outra coisa.
Logo, os tipos de arquivo não importam muito. O que realmente importa é o que aquele arquivo contém.
Partindo desse princípio, podemos agora falar de Documentos.
DOCUMENTOS
Documentos são, em essência arquivos.
Entretanto, eles possuem um conteúdo, um valor representativo para um negócio, uma empresa, uma pessoa.
Isso acontecess porque documentos possuem coisas que representam valor para as pessoas, com: assinaturas, números de controle, datas, validade, testemunhas, preços, dados comportamentais, históricos, resumos e uma infinidade de coisas.
São estas as características que tornam um arquivo qualquer em um documento, propriamente dito.
E, por conterem esse tipo de informação mais valorada é que documentos precisam uma atenção, um controle maior do que simplesmente serem tratados como arquivos espalhados pelos infindáveis locais que eles podem estar (caixas de emails, anexos em páginas, anexos em tickets, dentro de chats, dentro de drives virtuais, etc.)
Eles precisam de um sistema de gestão de documentos.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
É por este motivo que dentro da nossa empreas um sistema de gestão de documentos foi criado. No caso, criado utilizando o nosso sistema principal que é o Jira.
Com este sistema de gestão de documentos é possível responder prontamente perguntas como:
- Quantos NDAs a empresa possui? E desses, quais estão 100% assinados? E quantos vencem amanhã? Quantos já foram revogados?
- Quantos contratos de prestação de serviços estão ativos? Que dia vencem? Quem os assinou?
- Quantos atestados técnicos do tipo "xxx" para a linha de negócio "yyyp" eu tenho? E quantos são válidos? E quem os emitiu?
- E etc.
Quando não se tem um sistema de gestão de documentos essas respostas não são diretas nem simples, exigindo um trabalho de pesquisa, "abre-e-fecha", "olha e reolha" até que as respostas apareçam. E muitas vezes nunca aparecem. E envelhecem rápido.
Não obstante, a ausência de um sistema de gestão de documentos fragiliza o gerenciamento de prazos, de alertas, de notificações, de segurança, de sensibilidade de informações, do teor dos arquivos existentes. Enfim, muitas coisas ruins acontecem quando não existe um sistema de gestão de arquivos.
É por este motivo que nossa empresa possui um sistema de gestão de documentos e por este motivo é que, a depender do teor de um arquivo, ele precisa ser elevado ao status de "documento" e ser formalmente catalogado no sistema para que a sua gestão adequada aconteça.
QUANDO É UM DOCUMENTO ?
Então vem a pergunta: E quando saber se tratar de um documento, que precisa ser cadastrado e conrolado, e quando é apenas um arquivo simples, que pode ser "mais um" dentro da multidão ?
A resposta não é simples e vai depender da sua sensibilidade como usuário. Mas, abaixo algumas premissas que podem ajudar você nesta resposta do que são documentos:
- CONTRATOS, ACORDOS, TERMOS, ATESTADOS
- NORMAS, REGRAMENTOS
- PLANILHAS DE CONTROLE, DE GERÊNCIA, DE GESTÃO, TABELAS DE PREÇO
- IMAGENS PARA USO CORPORATIVO
- APRESENTAÇÕES COMERCIAIS, FOLDERS,
- COMPROVANTES FISCAIS, DE ENDEREÇO, FINANCEIROS
Estes são apenas alguns tipos de documentos.
Em uma outra ótica, você pode considerar a seguinte regra geral para considear um arquivo ser um documento:
1 - SE ENVOLVER ASSINATURA
2 - SE TIVER VALIDADE OU DATAS
3 - SE TIVER CUNHO FINANCEIRO, TRIBUTÁRIO, JURÍDICO OU CONTÁBIL
4 - SE ENVOLVER DADOS SENSÍVEIS DE LGPD
Em qualquer um dos casos acima, trata-se de um Documento e, portanto, precisa estar formalmente cadastrado no sistema de gestão de documentos da empresa.
Synonym(s)
Abbreviation(s)
Engenharia Social Created Sep 20, 2022 (18:19) by Manoela | Backoffice , last modified Sep 22, 2022 (14:59) by Manoela | Backoffice | In glossary Glossary | In space Home
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Definition
Fazer a Engenharia Social de um cliente, é buscar nas mídias sociais, dados da pessoa para cadastro no CRM.
É obter dados pessoais pela internet, sem contatar o cliente.
Synonym(s)
Abbreviation(s)
Label(s)
Sistema para Edição Created Feb 12, 2024 (17:41) by Marcelo | Founder , last modified Feb 12, 2024 (17:42) by Marcelo | Founder | In glossary Glossary | In space Home
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Definition
O campo Sistema de Edição controla o software onde o documento é construído e editado.
Como a empresa utiliza muitos sistemas diferentes, e todos eles têm capacidade de criar documentos diversos, este campo é uma referência importante para o usuário saber em qual deles tal tipo de documento deve ser editado.
Ao formalizar um sistema específico, evita-se que as pessoas usem sistemas diferentes para um mesmo tipo de documento, favorecendo a padronização, localização e rastreabilidade.
Idealmente, a edição de um documento deve ser feita em apenas um único sistema, de forma que todas as pessoas que venham a editar o documento utilizem sempre o mesmo software para isso, evitando deformações ou ainda pior, duplicidades.
Por este motivo, a gestão de documentos implica que é desejado que um determinado tipo de documento tenha apenas um único sistema para edição, que pode ser:
- EXTERNO: A edição do documento não é realizada em nossa empresa, tratando-se de documento oriundo de fonte externa onde a sua alteração não é feita internamente, onde apenas podemos realizar o seu arquivamento final, geralmente na forma de cópias. Exemplos disso encontram-se contratos, termos e anexos de editais de Governo, Termos de Garantia, Apólices de Seguro, etc.
- PAPEL E CANETA: Não existe um software para editar o documento, o que é feito manualmente via o clássico papel e caneta. Documentos deste tipo geralmente incluem declarações pessoais à próprio punho ou recibos de última hora, mas que precisam o devido cuidado de gerenciamento no sistema.
- ADOBE CLOUD: Plataforma com mais de vinte aplicativos para criação de conteúdo diverso, incluindo documentos, imagens, apresentações, wireframes, filmes, fotografias, entre outros. O Adobe é a ferramenta secundária para edição de material, sendo o Canva o principal.
- GOOGLE DOCS: É um dos softwares de linha "office" da empresa, podendo editar uma série de tipos de arquivos, como documentos, planilhas, apresentações, notas textuais, imagens.
- ZOHO DOCS: Similar ao Google Docs.
- MICROSOFT OFFICE DESKTOP: Alguns documentos possuem formatos de linha Office que, devido complexidade ou histórico de criação (ex. contém dependências como scripts ou vínculos inter-aquivos que não foram ainda refatorados), ainda necessitam o uso do software clássico desktop (instalado nas máquinas). Documentos que utilizam este sistema de edição deveriam, idealmente, serem transpostos para outros modelos mais modernos em nuvem, e é de competência da Área Responsável (vide Área Responsável) este trabalho.
- MICROSOFT OFFICE CLOUD: Similar ao Google Docs.
- CANVA.COM: Utilizado para edição de material visual, peças gráficas como folders, wallpapers e outros diversos. O Canva é a ferramenta padrão da empresa para edição visual, sendo o Adobe o secundário.
- CONFLUENCE (preferencial): Software colaborativo da empresa, que deveria ser o principal sistema de criação de documentos e materiais corporativos da empresa. Exemplos de conteúdos que são editáveis aqui incluem Políticas Empresarias, Descritivos de Processo, Procedimentos Operacionais, Documentação de Sistemas, etc.
DIFERENÇA ENTRE EDIÇÃO E ARQUIVAMENTO
Muitos documentos podem ser criados/editados em um sistema (ex. Google Drive) e depois de processados, a sua versão final ser armazenada em outro sistema, como um PDF anexo no Jira.
Por causa deste motivo, é que o cadastro de documentos possui dois campos de sistema, o campo *Sistema de Edição* e o campo *Sistema de Arquivamento*.
ONDE CRIAR O DOCUMENTO QUANDO É POSSÍVEL MAIS DE UM SISTEMA
Essa é uma dúvida antiga, e o DEP abaixo ajuda neste tipo de escolha:
Synonym(s)
Abbreviation(s)
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Tipo de Documento Created Feb 10, 2024 (21:14) by Marcelo | Founder , last modified Nov 27, 2025 (14:12) by Manoela | Backoffice | In glossary Glossary | In space Home
No Language
Definition
Um "Tipo de Documento" refere-se a uma classificação específica atribuída a documentos dentro do contexto organizacional.
Essa tipificação é essencial para facilitar a organização, a recuperação e a gestão eficiente de uma ampla variedade de documentos, promovendo a transparência e a conformidade nas práticas documentais da empresa.
Cada tipo de documento representa uma estrutura distinta de informações, como contratos, políticas internas, formulários, entre outros, permitindo uma abordagem sistemática para lidar com diferentes categorias de registros.
Ao atribuir um tipo específico a cada documento, a empresa pode estabelecer padrões claros para a criação, revisão e armazenamento de informações. Essa prática não apenas simplifica a localização rápida de documentos quando necessário, mas também contribui para o cumprimento de requisitos legais, a segurança da informação e a gestão eficaz do ciclo de vida documental.
Em um ambiente empresarial moderno, onde a precisão e a acessibilidade da informação são críticas, a definição clara de tipos de documentos no glossário da empresa desempenha um papel fundamental na promoção da eficiência operacional e na garantia da integridade dos registros.
NORMAS
A implementação de tipos de documentos alinhada à norma ISO 9001 para sistemas de gestão de qualidade e à ISO 27001 para segurança da informação. Por exemplo, com a correta organização de tipos de documentos é possível estabelecer diretrizes estruturadas para a criação, revisão e armazenamento de documentos de forma a empresa ser chancelada pelas normas internacionais de controle de qualidade e segurança da informação.\
Ao aderir a esses padrões internacionais, a empresa fortalece a conformidade com requisitos legais, aprimora a segurança da informação e otimiza a eficácia na gestão do ciclo de vida documental. Em um ambiente empresarial moderno, onde a precisão e a acessibilidade da informação são críticas, a definição clara de tipos de documentos no glossário da empresa desempenha um papel fundamental na promoção da eficiência operacional e na garantia da integridade dos registros.
Por fim, norma ISO 30301 é a norma de excelência para a gestão de documentos. Ela fornece diretrizes e princípios para o estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria de um sistema de gestão de documentos eficaz.
A ISO 30301 visa auxiliar as organizações na criação de processos documentados e estruturados que garantam a integridade, acessibilidade e confiabilidade das informações ao longo do tempo. Esta norma é parte de uma série de normas relacionadas à gestão de documentos, incluindo a ISO 15489, que trata da gestão de documentos arquivísticos.
São estas normas e ISOs que delineam os campos e regras que regem os cadastros de Tipo de Documento em nosso sistema.
HIERARQUIA
No sistema de cadastros de nossa empresa, os documentos são organizados conforme a hierarquia:
Categoria do Tipo de Documento, agrupa
Tipos de Documento, que agrupa
Documentos
Em nossa empresa, todos os documentos cadastrados precisam ter um tipo específico, e este ter o seu cadastro corretamente preenchido.
Compete apenas ao Time de Cadastro da criação ou edição dos Tipos de Documento. Precisando novos tipos ou ajustes nos existentes, crie um chamado na Central de Serviços endereçado a este time.
Synonym(s)
Abbreviation(s)